Die Vienna Insurance Group und MADA zeigen, wie es geht.

So geht Zugangsmanagement heute!

Kunde: twinformatics GmbH
Produkt: ID.service
Projekt: „twinformatics“

Firmenporträt

Die twinformatics GmbH ist das IT-Systemhaus der Vienna Insurance Group (VIG) in Österreich. Diese entwickelt und betreibt mit über 500 Mitarbeitenden an zwei Standorten in Wien und Villach Softwarelösungen für die österreichischen Unternehmen der VIG. Primäre Leistungsempfänger sind die Donau Versicherung und die Wiener Städtische Versicherung.

Ausgangssituation

Die im Einsatz befindlichen Mitarbeiterkarten waren für die Zutrittssysteme, die Bedienung der Stockwerksdrucker und die Bezahlung in den Kantinen an den Standorten in Wien erforderlich.
Die Projektaufgabe bestand darin, die auf Basis der Technologie MIFARE Classic funktionierenden Karten für rund 10.000 Mitarbeitende in Österreich neu auf Basis von MIFARE DESFire und mit Foto versehen auszustellen. Außerdem sollte das Layout für die einzelnen Unternehmen individualisiert sein, damit eine Unternehmenszugehörigkeit sofort ersichtlich ist. Dafür mussten für die Versicherungshäuser und Tochterunternehmen 27 individuelle Brandings plus 5 Sonderlayouts für Feuerwehr usw. entworfen und umgesetzt werden.

Herangehensweise

Um die erforderlichen Fotos von allen Mitarbeitenden zu erhalten, wurde – neben einer sehr umfassenden Informationskampagne in Wort und Bild – MADA mit dem Einsatz der Technik SaaS- Lösung ID.service beauftragt.

Projektverlauf

Durch die Umstellung der Technologie und den Einsatz von ID.service bedurfte es der Einrichtung und Neuanschaffung eines Ausweiserstellungssystems mit mehreren Arbeitsplätzen in den Unternehmen. Damit die Versicherungshäuser und ihre Tochtergesellschaften ihre Mitarbeiterausweise auch nach Projektabschluss selbst bedrucken und codieren können, wurde ein Retransfer-Kartendrucker XID8300 inkl. DESFire Codierung installiert. Eine direkte Anbindung zur Zutrittskontrolle und die Integration der MIFARE DESFire-Codiertechnik wurden im internen Zutrittsmanagementsystem realisiert.

Für die Personalisierung der 10.000 Mitarbeiterausweise importierte die twinformatics alle Personal-Stammdaten in die Weboberfläche des ID.service. Die Aufnahme und Zuordnung der Mitarbeiterfotos erfolgte über die Funktion „dezentrale Bildaufnahme“. Alle Mitarbeitenden hatten die Möglichkeit, eigene Fotos nach definierten Vorgaben für die Nutzung hochzuladen. Dafür wurden sie in einer personalisierten Mail mit den entsprechenden Informationen und Links versorgt. Durch die umfassende, frühzeitige Information konnten in der ersten Welle bereits 60 Prozent aller Mitarbeitenden erfolgreich erfasst werden, nach einem Reminder konnte diese Zahl auf 99,5 Prozent gesteigert werden. Nach zentraler Verifizierung und Kontrolle der importierten Daten erfolgte die Freigabe der Datensätze mittels Mausklick. Mit der Freigabe konnte die Produktion der Mitarbeiterausweise bei MADA starten und nach Fertigstellung erhielt der Auftraggeber als Übersicht eine Rückmeldung aller Produktionsdaten. Der Versand der neuen Mitarbeiterausweise wurde ebenfalls von MADA übernommen. Jeder Ausweis wurde separat mit einem Anschreiben, einer einheitlichen Schutzhülle, einem Jojo und einem Lanyard direkt an die Mitarbeitenden adressiert.

Projektergebnis & Projekterfolg

Mit ID.service konnte MADA die neuen Mitarbeiterausweise der VIG Österreich, der Wiener Städtischen Versicherung AG, Donau Versicherung AG und allen Tochterunternehmen österreichweit für alle Beteiligten komfortabel und unkompliziert produzieren. Die twinformatics als IT Dienstleister begeisterte sich besonders für die innovative Lösung als äußerst benutzerfreundlichen Webservice.
Ein weiterer wichtiger Aspekt betraf den Datenschutz. Im Zuge des Projektes und im Betrieb ist durch das System die Sicherheit der Mitarbeiterdaten immer gewährleistet.

Feedback der Projektleitung

„Als innovativer IT-Dienstleister verlassen wir uns gern auf zukunftsweisende Lösungen unserer Partner. Bei ID.service von MADA hat mich besonders das Tool zur Versendung von E-Mails mit Link zur Bildaufnahme begeistert. Der Upload der Fotos zu den passenden Ausweisen hat mich genauso überzeugt wie die Möglichkeit, eigene Logos für verschiedene Zugehörigkeiten zu wählen und Auswertungen zu erstellen. Als Unternehmen selbst die Daten verwalten zu können, ist im Sinne des Datenschutzes sehr beruhigend für uns als Projektleitung und unsere Mitarbeitenden. Ein großes Lob geht an die äußerst harmonische und effiziente Zusammenarbeit mit unserem Ansprechpartner bei MADA. Mit dem Projektergebnis und der gesamten Abwicklung sind wir sehr zufrieden!“

Caglar Gündüz, twinformatics GmbH